Mengandalkan stok minimum dari rata rata penjualan memang terasa aman, tapi kenyataannya demand dan lead time hampir tidak pernah benar benar stabil. Ketika permintaan tiba tiba naik atau supplier telat kirim, bisnis bisa langsung kena dua risiko sekaligus, stockout yang membuat penjualan hilang atau produksi tersendat, dan overstock yang membuat biaya simpan naik serta gudang penuh. McKinsey Global Institute menyoroti bahwa guncangan supply chain yang signifikan dapat menghapus profit dalam skala besar, dan rata rata perusahaan bisa mengalami kerugian setara hampir 45% dari satu tahun profit selama satu dekade akibat disruption. Karena itu, memahami rumus safety stock bukan hanya urusan tim gudang, ini cara praktis untuk membuat stok lebih “tahan guncangan” tanpa membakar modal kerja.
Artikel ini membahas rumus safety stock yang paling umum, cara pakainya, dan bagaimana menghubungkannya dengan reorder point agar pemesanan lebih terukur.
Apa Itu Safety Stock ?
Safety stock adalah stok pengaman, buffer, yang disimpan untuk menutup ketidakpastian permintaan dan lead time, sehingga barang tetap tersedia saat terjadi variasi. Kesalahan paling sering bukan pada niatnya, tapi pada cara menetapkan angkanya.
Beberapa kesalahan yang sering terjadi:
- Menyamakan safety stock dengan stok minimum statis yang tidak pernah berubah.
- Mengambil data “maksimum” dari periode terlalu pendek, sehingga angka safety stock jadi bias.
- Mengabaikan lead time yang berubah ubah, padahal inilah sumber risiko paling sering.
Rumus safety stock membantu membuat keputusan lebih objektif, tapi kualitas data tetap penentu utama. Jika data penjualan tidak rapi atau lead time tidak pernah dicatat aktual, rumus safety stock akan terasa “benar di kertas” tapi kurang akurat di lapangan.
Data yang Wajib Disiapkan Sebelum Menghitung Safety Stock
Sebelum memakai rumus safety stock, siapkan data dasar yang konsisten. Idealnya, gunakan data historis yang cukup representatif, lalu pisahkan periode yang memang “musiman” agar tidak mencampur aduk pola normal dan puncak.
Data yang perlu disiapkan:
- Data penjualan atau pemakaian harian:
- Rata rata penjualan harian
- Penjualan harian maksimum, dari periode pengamatan yang masuk akal
- Data lead time:
- Lead time rata rata, dalam hari
- Lead time maksimum, dalam hari
Catatan praktis:
- Tetapkan periode data, misalnya 3 sampai 6 bulan, lalu perlakukan musim puncak seperti Lebaran, Natal, atau kampanye besar sebagai kasus khusus yang dievaluasi terpisah.
- Jika perusahaan punya multi gudang, rumus safety stock paling berguna bila dihitung per lokasi, karena konsumsi dan lead time replenishment tiap gudang bisa berbeda.
Kalau data ini sudah ada, Anda bisa mulai menghitung rumus safety stock dasar yang paling banyak dipakai.
Rumus Safety Stock Dasar: Max vs Average
Rumus safety stock dasar yang umum dipakai adalah pendekatan “maksimum vs rata rata”, karena mudah dihitung dan cukup membantu untuk tahap awal.
Rumus safety stock:
Safety stock = (penjualan harian maksimum × lead time maksimum) – (penjualan harian rata rata × lead time rata rata)
Agar tidak salah paham, berikut makna variabelnya:
- Penjualan harian maksimum: angka pemakaian tertinggi per hari dalam periode data yang Anda pilih.
- Lead time maksimum: waktu tunggu terlama dari pesan sampai barang datang dalam periode yang sama.
- Penjualan harian rata rata: rata rata pemakaian per hari.
- Lead time rata rata: rata rata waktu tunggu supplier.
Kenapa komponen “maksimum” itu penting?
Inti dari rumus safety stock adalah meng cover risiko terburuk yang realistis. Maksimum bukan dipakai untuk menakut nakuti, tapi untuk mengantisipasi hari ketika demand melonjak atau supplier telat. Kalau Anda hanya pakai rata rata, safety stock sering terlalu kecil, sehingga begitu kondisi sedikit saja bergeser, stok langsung habis.
Tips penggunaan agar rumus safety stock tidak menyesatkan:
- angan ambil maksimum dari satu hari anomali tanpa konteks, misalnya ada pembelian besar dari satu pelanggan yang tidak akan terulang.
- Cek apakah maksimum terjadi karena promo besar, momen hari raya, atau masalah pencatatan.
- Jika bisnis sering melakukan promo, pertimbangkan memisahkan data normal dan data promo, lalu tetapkan safety stock yang berbeda untuk periode tertentu.
Rumus safety stock ini cocok sebagai starting point, terutama untuk SKU yang belum punya pengukuran variabilitas yang rapi. Supaya lebih kebayang, mari lihat contoh hitung cepat.
Contoh Perhitungan Rumus Safety Stock
Misalkan Anda mengelola satu SKU dengan data berikut:
- Penjualan harian rata rata: 40 unit
- Penjualan harian maksimum: 70 unit
- Lead time rata rata: 5 hari
- Lead time maksimum: 8 hari
Langkah hitung:
- Hitung kebutuhan skenario maksimum
70 × 8 = 560 unit - Hitung kebutuhan skenario rata rata
40 × 5 = 200 unit - Safety stock
560 – 200 = 360 unit
Interpretasi yang benar:
Safety stock 360 unit adalah buffer untuk berjaga jaga saat demand dan lead time bergerak ke arah buruk. Angka ini bukan berarti stok harus selalu 360 unit setiap saat, dan bukan target “stok ideal” yang harus penuh. Safety stock adalah bantalan, bukan tujuan.
Setelah tahu safety stock, pekerjaan belum selesai. Anda masih perlu tahu kapan harus reorder. Di sinilah reorder point dipakai.
Gabungkan dengan ROP (Reorder Point)
Banyak orang sudah punya safety stock, tapi tetap stockout karena terlambat pesan ulang. Itu terjadi karena safety stock tidak otomatis mengatur timing. Rumus yang mengatur timing adalah reorder point, ROP.
Rumus ROP:
ROP = (rata rata penjualan harian × lead time) + safety stock
Logikanya:
- Bagian (rata rata penjualan harian × lead time) adalah kebutuhan normal selama menunggu barang datang.
- Safety stock adalah bantalan jika terjadi variasi.
Dengan ROP, Anda tidak perlu menebak kapan harus order. Begitu stok on hand mendekati ROP, proses pemesanan harus berjalan.
Kesalahan umum yang perlu dihindari:
- Punya safety stock tapi tidak menetapkan ROP, akhirnya pemesanan tetap berdasarkan feeling.
- Menetapkan ROP sekali, lalu tidak update saat lead time berubah, sehingga titik pesan tidak relevan lagi.
- Mengabaikan stok in transit, padahal pada banyak bisnis, stok in transit cukup besar dan memengaruhi keputusan.
Tips praktis untuk operasional:
- Tetapkan siapa yang memonitor ROP, dan bagaimana eskalasi jika stok sudah menyentuh ROP tapi PO belum dibuat.
- Untuk multi gudang, tentukan apakah replenishment dari supplier langsung, atau dari gudang pusat, karena lead time dua model ini berbeda.
Setelah rumus safety stock dan ROP berjalan, tahap berikutnya adalah memastikan angka yang Anda pakai tidak menjadi angka mati. Karena permintaan dan lead time selalu bergerak.
Dynamic Safety Stock
Salah satu kesalahan yang paling mahal adalah menganggap rumus safety stock cukup dihitung sekali. Faktanya, supply chain berubah terus, supplier bisa lebih lambat, demand bisa naik turun, bahkan pola pembelian bisa berpindah karena kanal penjualan bertambah.
Prinsipnya sederhana:
Safety stock tidak boleh statis.
Kapan review dilakukan:
- Minimal per kuartal.
- Setiap ada perubahan besar, misalnya supplier baru, ekspansi channel, pembukaan gudang baru, perubahan kebijakan minimum order, atau memasuki peak season.
Mini checklist saat review:
- Apakah stockout menurun, atau masih sering terjadi?
- Apakah gudang makin penuh oleh stok yang lambat bergerak?
- Apakah lead time aktual membaik, tetap, atau memburuk dibanding asumsi?
Jika jawabannya menunjukkan gap, update parameter rumus safety stock, update ROP, lalu pantau lagi 1 sampai 2 siklus pemesanan. Kebiasaan review ini yang membedakan pengelolaan stok yang “hidup” dari sekadar angka di spreadsheet.
Kesimpulan
Rumus safety stock membantu Anda menyeimbangkan risiko stockout dan biaya overstock dengan cara menghitung buffer berdasarkan ketidakpastian demand dan lead time, bukan sekadar perkiraan.
Agar hasilnya benar benar terasa, data pergerakan stok harus rapi, konsumsi tercatat, dan lead time terukur, karena rumus safety stock sangat bergantung pada kualitas input. Jika perusahaan Anda menangani banyak SKU, punya multi gudang, atau pergerakan stoknya cepat, penggunaan sistem yang terintegrasi akan jauh memudahkan konsistensi hitung dan eksekusi. Pada titik ini, sistem ERP dapat menjadi fondasi agar data pembelian, penjualan, stok, dan perencanaan menyatu, sehingga perhitungan rumus safety stock dan ROP bisa dijalankan lebih konsisten dari awal hingga akhir proses, bukan hanya saat tim sedang sempat.
