Kalau Anda mengelola multi warehouse, tantangan stok biasanya bukan sekadar “berapa jumlah barang”, tapi “barang itu ada di gudang mana, kondisinya apa, dan datanya benar atau tidak”. Di sinilah inventory control jadi penentu, karena sedikit saja data meleset, efeknya bisa berantai: stok menumpuk di gudang A (stok mati), sementara gudang B kehabisan (out of stock), lalu order terlambat, biaya ekspedisi transfer antar gudang naik, dan cash flow makin seret.

Tahukah Anda? Menurut studi dari IHL, “inventory distortion” telah menyebabkan kerugian global hingga USD 1.77 Triliun. Apa itu Inventory Distortion? Inventory distortion adalah kondisi ketika stok yang tercatat di sistem tidak mencerminkan realita kebutuhan dan ketersediaan barang, sehingga bisnis mengalami overstock dan out of stock secara bersamaan yang memicu kehilangan penjualan serta biaya berlebih.

Inventory control yang efektif membantu Anda menjaga keseimbangan: stok cukup untuk melayani permintaan, tapi tidak berlebihan sampai uang mengendap terlalu lama. Di artikel ini, Anda akan mendapatkan 4 strategi inventory control terbaik, cocok untuk operasional single warehouse maupun multi warehouse, dan bisa diterapkan bertahap tanpa membuat tim kewalahan.

Apa Itu Inventory Control

Inventory control adalah serangkaian cara untuk memastikan stok tercatat akurat, berada di lokasi yang tepat, dan bergerak sesuai aturan yang jelas. Pada praktiknya, inventory control mencakup pencatatan transaksi stok (barang masuk, keluar, transfer), pengaturan level stok, rotasi barang, sampai proses audit seperti cycle count atau stock opname.

Di multi warehouse, inventory control menjadi lebih rumit karena:

• Anda punya banyak “kantong stok” di lokasi berbeda, sehingga risiko mismatch data meningkat.
• Transfer antar gudang bisa menciptakan selisih jika prosesnya tidak disiplin (barang sudah bergerak, tapi belum di posting).
• Permintaan pelanggan atau cabang bisa tidak merata, sehingga stok menumpuk di satu gudang dan kosong di gudang lain.
• Risiko stok mati meningkat karena barang lama “tersembunyi” di gudang tertentu dan tidak terpicking.

Karena itu, strategi inventory control yang baik untuk multi warehouse harus menekankan dua hal: prioritas, dan akurasi data lintas lokasi.

Strategi Inventory Control Terbaik

Strategi 1: Analisis ABC (Pareto 80/20) untuk Fokus ke SKU Paling Berdampak

Dalam inventory control, kesalahan umum adalah memperlakukan semua SKU sama pentingnya. Padahal, biasanya ada sebagian kecil SKU yang menyumbang porsi besar nilai penjualan, margin, atau perputaran. Analisis ABC membantu Anda membagi SKU agar kontrol stok lebih fokus dan hemat tenaga.

Konsepnya sederhana: 

• Kategori A: jumlah item relatif sedikit, tapi dampak nilai paling besar (paling kritikal).
• Kategori B: item menengah, dampak menengah.
• Kategori C: item banyak, nilai relatif kecil (sering long tail).

Agar cocok untuk multi warehouse, pembahasan ABC sebaiknya tidak berhenti di “mengelompokkan”, tapi dilanjutkan ke kebijakan kontrol per kategori. Contohnya:

Kebijakan inventory control yang disarankan: 

• Untuk SKU A:
  • Cycle count lebih sering (misalnya mingguan).
  • Batas minimum stok dan ROP lebih ketat.
  • Aturan transfer antar gudang lebih disiplin (butuh approval atau minimal double check).
• Untuk SKU B:
  • Cycle count berkala (misalnya dua mingguan atau bulanan).
  • Fokus pada stabilisasi service level.
• Untuk SKU C:
  • Kontrol lebih longgar, tapi pantau aging untuk mencegah stok mati.
  • Pertimbangkan bundling, promo, atau stop reorder jika perputaran terlalu lambat.

Tips praktis: pilih basis klasifikasi yang relevan. Banyak perusahaan memakai nilai konsumsi (harga x pemakaian) atau kontribusi revenue. Yang penting, pilih satu pendekatan, konsisten dulu, baru disempurnakan.

Dengan ABC, inventory control Anda jadi lebih realistis: tim tidak dipaksa mengawasi semua SKU seketat mungkin, tapi diarahkan ke titik yang paling berpengaruh ke cash flow dan layanan pelanggan.

Strategi 2: Safety Stock dan Reorder Point (ROP)

Setelah tahu SKU mana yang paling kritikal, langkah berikutnya adalah memastikan barang itu tidak sering habis. Di sinilah safety stock dan reorder point menjadi fondasi inventory control berbasis data.

Secara sederhana:

• Safety stock adalah stok buffer untuk mengantisipasi fluktuasi demand dan ketidakpastian lead time.
• Reorder point adalah titik kapan Anda harus pesan ulang, supaya stok tidak keburu habis sebelum barang datang.

Dalam multi warehouse, safety stock dan ROP idealnya dipikirkan per lokasi, bukan hanya total perusahaan. Karena kebutuhan gudang A dan gudang B bisa berbeda, dan lead time replenishment antar gudang juga berbeda.

Hal yang perlu Anda kumpulkan dulu (ringkas, tapi penting):

• Rata rata pemakaian per hari atau per minggu (per gudang).
• Lead time pemasok, atau lead time transfer antar gudang.
• Variasi pemakaian (apakah demand stabil atau fluktuatif).
• Variasi lead time (apakah vendor konsisten atau sering molor).

Agar tetap praktis, gunakan aturan keputusan yang mudah dibaca tim:

• Demand makin fluktuatif, safety stock cenderung perlu lebih besar.
• Lead time makin tidak stabil, ROP perlu lebih konservatif.
• Untuk SKU A, jangan samakan parameternya dengan SKU C, karena risikonya beda.

Kunci inventory control di sini adalah review berkala. Banyak perusahaan menetapkan ROP sekali, lalu lupa update, akhirnya angka itu jadi “angka mati” yang tidak cocok lagi dengan kondisi terbaru.

Strategi 3: Terapkan FIFO dan FEFO untuk Mengurangi Stok Kedaluwarsa

Inventory control bukan hanya soal jumlah, tapi juga umur stok. Barang yang tidak pernah keluar akan jadi stok mati, dan untuk kategori tertentu, risikonya lebih berat karena ada kedaluwarsa atau penurunan kualitas.

Dua metode rotasi yang paling umum:

• FIFO, first in first out, barang yang masuk dulu harus keluar dulu.
• FEFO, first expired first out, barang yang expired lebih cepat harus keluar dulu.

FEFO sangat relevan untuk F and B, farmasi, kosmetik, dan produk yang sensitif masa simpan.

Agar FIFO atau FEFO jalan di multi warehouse, biasanya perlu kombinasi proses dan layout:

• Penataan slotting: letakkan stok yang lebih dulu masuk, atau lebih dekat expired, di lokasi picking yang lebih mudah diambil.
• Label batch, lot, dan tanggal expired yang jelas, tidak hanya di karton besar, tapi juga level unit atau inner pack bila perlu.
• SOP picking yang disiplin: picker mengambil berdasarkan aturan, bukan berdasarkan yang paling dekat.
• Pengendalian transfer antar gudang: saat transfer, pastikan batch dan expired ikut tercatat, supaya gudang tujuan tetap bisa menjalankan FEFO.

Kalau rotasi tidak disiplin, hasil akhirnya sering “menipu”: stok terlihat banyak, tapi yang bisa dijual sebenarnya sedikit karena sebagian sudah mendekati expired, rusak, atau usang. Itu sebabnya rotasi adalah bagian penting dari inventory control yang sering diremehkan.

Strategi 4: Digitalisasi dengan Sistem ERP yang Memiliki Modul Warehouse Management

Pada titik tertentu, inventory control akan mentok kalau proses masih terlalu manual. Multi warehouse membuat transaksi stok semakin padat: receiving, putaway, picking, packing, transfer, return, dan cycle count. Jika semuanya mengandalkan input manual, risiko salah SKU, salah qty, atau salah lokasi akan terus berulang.

Di sinilah sistem ERP dengan modul WMS (Warehouse Management System) membantu, karena modul ini dirancang untuk membuat pergerakan stok lebih terstruktur dan bisa dilacak per lokasi. Jika dipadukan dengan barcode atau RFID, transaksi menjadi lebih cepat dan akurat.

Yang biasanya paling terasa setelah digitalisasi:

• Akurasi inventory control meningkat: stok per lokasi lebih bisa dipercaya.
• Receiving lebih rapi: barang masuk diverifikasi, lalu diarahkan ke lokasi putaway yang benar.
• Picking lebih cepat dan minim salah: sistem bisa memberi rute, lokasi, dan verifikasi scan.
• Transfer antar gudang lebih tertib: ada dokumen transfer, status in transit, dan bukti penerimaan.
• Cycle count lebih ringan: tidak harus menunggu stock opname besar yang melelahkan.

Agar implementasinya tidak melebar, fokuskan pada proses yang paling “bocor” dulu. Banyak bisnis memulai dari receiving dan picking, karena dua proses ini paling sering menjadi sumber selisih.

Satu catatan penting: modul WMS tetap butuh master data yang rapi. Kalau SKU, unit of measure, atau struktur lokasi gudang masih berantakan, sistem apapun tidak akan berhasil walaupun sistemnya sudah digital.

Checklist Implementasi Cepat untuk Multi Warehouse

Agar 4 strategi inventory control di atas tidak berhenti sebagai konsep, berikut checklist singkat yang bisa dipakai sebagai panduan eksekusi:

• Tetapkan KPI inventory control yang jelas:
  • Inventory accuracy per gudang
  • Stockout rate
  • Aging dan slow moving
  • Inventory turnover
• Terapkan ABC, mulai dari SKU A dulu, lalu meluas ke B dan C.
• Tetapkan safety stock dan ROP per gudang untuk SKU prioritas.
• Terapkan FIFO atau FEFO dengan SOP picking dan aturan labeling yang seragam antar gudang.
• Jalankan cycle count rutin:
  • SKU A paling sering, SKU C lebih jarang
• Rapikan proses transfer antar gudang:
  • Ada status in transit
  • Ada penerimaan dan verifikasi di gudang tujuan
• Pertimbangkan WMS dan scanning untuk menekan error dan mempercepat visibilitas lintas gudang.

Checklist ini terlihat sederhana, tapi bila konsisten dijalankan, inventory control biasanya meningkat drastis dalam beberapa bulan karena akar masalahnya memang ada di disiplin proses dan data.

Kesimpulan 

Inventory control yang efektif adalah cara paling realistis untuk menekan stok mati dan out of stock lewat kontrol berbasis prioritas (ABC), parameter pemesanan yang terukur (safety stock dan ROP), rotasi yang disiplin (FIFO dan FEFO), serta akurasi data melalui digitalisasi (WMS, barcode, atau RFID). Saat inventory control makin rapi, cash flow terasa lebih lega karena uang tidak terlalu lama mengendap di barang yang tidak bergerak, dan service level meningkat karena stok kritikal lebih jarang kosong.

Namun di multi warehouse, kebutuhan biasanya melampaui gudang saja. Anda juga butuh visibilitas lintas purchasing, perencanaan, penjualan, akuntansi, hingga transfer antar lokasi dalam satu alur data yang nyambung. Jika saat ini data masih terpencar dan keputusan sering terlambat, mempertimbangkan sistem ERP yang terintegrasi bisa menjadi langkah tepat untuk membawa inventory control ke level yang jauh lebih akurat, real time, dan mudah diaudit.